Единая система для продаж, заказов и производства: кейс «Городской Высоты»
О клиенте
Городская Высота — производственная компания, специализирующаяся на изготовлении металлоконструкций и опор освещения. На рынке компания работает с 2017 года и за это время произвела более 300 000 изделий.
ПК «Городская Высота» выпускает уличные и садово-парковые опоры освещения, кронштейны, флагштоки и закладные детали, а также выполняет индивидуальные заказы любой сложности. Миссия компании — создавать качественные и надежные изделия, обеспечивающие безопасность и комфорт на дорогах и в городских пространствах.
Задача клиента
До начала проекта ПК «Городская Высота» управляла продажами через Excel-таблицы, и такой подход привел к ряду проблем. Информация о заявках и сделках фиксировалась хаотично, часто дублировалась и терялась, из-за чего возникали ошибки. Руководству было сложно получить прозрачную картину по этапам работы с заказами, оценить нагрузку на менеджеров и вовремя отследить динамику продаж.
Дополнительные сложности возникали при согласовании документов — коммерческие предложения, договоры и счета обрабатывались вручную и пересылались по почте, из-за чего процесс занимал до трех дней. Отсутствие единой системы также сказывалось и на производстве — около 30% заказов задерживались из-за несвоевременного закупа материалов или ошибок в спецификациях.
Понимая, что существующая схема работы мешает развитию, руководство «Городской Высоты» решило внедрить CRM и снова обратилось к нам — проверенному партнеру, с которым у компании уже был успешный опыт автоматизации 1С.
Перед нашей командой стояли следующие задачи:
- Создать единое рабочее пространство для менеджеров отдела продаж и объединить все каналы продаж.
- Настроить и автоматизировать воронку продаж для обработки клиентских заявок и контроля этапов сделок.
- Обеспечить менеджеров актуальной информацией о статусе обращения и готовности продукции для быстрой коммуникации с клиентами.
- Настроить автоматические уведомления и напоминания для сокращения числа пропущенных заявок и задержек в поставках.
- Внедрить аналитические отчеты для оценки эффективности и контроля KPI.
Что сделали
В рамках проекта мы провели базовую настройку Битрикс24, ключевых сущностей CRM, а также воронок лидов и сделок.
Воронка «Заявки» помогает менеджерам быстрее обрабатывать клиентские запросы и включает этапы: Новая заявка, Коммерческое предложение, Согласование, Несоответствие сроков, Высокая цена, Условия договора и Выполнено. Заявки попадают в нее после перехода из стадии лида.
На этапе «Коммерческое предложение» менеджер формирует КП и согласует его с клиентом. Процесс формирования КП автоматизирован через смарт-процесс «Коммерческое предложение». Документ генерируется из шаблона и появляется в карточке, а при необходимости менеджер может внести корректировки. После одобрения клиентом заявка переходит на «Согласование», где оформляется договор и выставляется счет.
Воронка «Заказы» используется для управления процессом выполнения заказов на производство металлоконструкций. В этой воронке менеджер может оформить заказ материалов через смарт-процесс «Заявка на склад», а само производство контролируется через смарт-процесс «Производство». За три дня до готовности менеджер получает уведомление о необходимости выставить счет.
Смарт-процессы для управления производством
Смарт-процесс «Заявка на склад» автоматизирует заказ необходимых материалов для производства металлоконструкций. Когда менеджер инициирует заказ, карточка заявки появляется на этапе «Новая заявка» у сотрудника склада. Далее сотрудник проверяет наличие материалов, и как только все собрано — заявка переводится на этап «Заявка обработана». Таким образом весь процесс заказа и выдачи материалов контролируется и фиксируется в системе.
«Производство» позволяет управлять процессом изготовления изделий поэтапно. Карточка заказа автоматически попадает в производство после передачи из воронки «Заказы». Производственный процесс состоит из последовательных этапов: Заказ металла, Раскрой, Сборка, Пресс, Сварка, Антикоррозийная обработка, Порошковая Покраска, Выпрямление и упаковка, Готовность к отгрузке.
Если на каком-либо этапе выявляется брак, карточка возвращается для доработки. В случае невозможности продолжить работу заказ переводится на стадию «Провал», а после успешной отгрузки — на «Успех».
Интеграция с 1С: Управление нашей фирмой
Для упрощения работы с бухгалтерией и автоматизации документооборота мы настроили интеграцию Битрикс24 с 1С:УНФ. Благодаря этому менеджеры могут создавать счета на оплату прямо из карточки сделки в Битрикс24.
В карточке фиксируются статусы оплаты — «Не оплачен», «Частично оплачен» или «Оплачен». Сам же счет формируется после согласования коммерческого предложения и заключения договора, а при необходимости могут создаваться дополнительные счета на других стадиях сделки.
Настройка аналитики
Штатные отчеты CRM-аналитики переработали под потребности компании. В любой момент руководство компании «Городская Высота» могут получить информацию о ключевых показателях:
- Сумма по продажам — общий объем продаж за выбранный период с возможностью фильтрации по менеджерам и регионам.
- Сравнение с предыдущими периодами — динамика продаж за разные периоды (месяц, квартал, год) в графиках и таблицах.
- Выполнение планов по продажам — сравнение фактических продаж с плановыми показателями.
- Уровень продаж по продуктам — объем продаж по каждому продукту с детализацией по периодам и менеджерам.
- Конверсия по стадиям воронки — анализ перехода лидов и сделок между стадиями.
- Дебиторская задолженность — сумма ожидаемых к оплате счетов.
- Потенциальные сделки — отслеживание качественных лидов и потенциального объема продаж.
Результаты
Внедрение Битрикс24 позволило компании «Городская Высота» объединить все каналы продаж и наладить прозрачное управление заказами. Система ускорила обработку заявок, снизила количество ошибок и дала руководству возможность оперативно контролировать ключевые показатели бизнеса.
- Время согласования коммерческих предложений, договоров и счетов сократилось с трех дней до нескольких минут.
- Отдел продаж, склад и производство всегда видят актуальную информацию по заказам, а менеджеры могут за 30 секунд сообщить клиенту точный этап обработки заказа.
- Благодаря автоматическим напоминаниям снизилось количество потерянных и задержанных заказов.
- Руководство компании получает ежедневные отчеты по конверсии, динамике продаж и выполнению планов, а также видит ключевые финансовые показатели.
- Счета, КП и договоры автоматически передаются в 1С, что уменьшило объем ручной работы и ошибок.
